Nachkalkulation in der Gebäudereinigung: warum gute Aufträge trotzdem Verlust machen
Es gibt einen Satz, der in dieser Branche häufiger fällt als jeder andere: „Die Auftragslage ist gut, aber am Ende bleibt nichts hängen.” Meistens stimmen beide Hälften. Die Aufträge sind da, der Umsatz steigt — und der Gewinn nicht. Die Erklärung steckt fast immer in derselben Lücke: Es gibt eine Vorkalkulation und keine Nachkalkulation.
Ein Beispiel, das sich nach einem guten Auftrag anfühlt
Ein erfundenes, aber durchgerechnetes Objekt — die Zahlen sind ein Beispiel, der Mechanismus ist es nicht. Bürohaus, 620 m², dreimal pro Woche. Kalkuliert mit einem Mischleistungswert von 185 m²/h und einem Verrechnungssatz von 35,00 €:
- 620 m² ÷ 185 m²/h = 3,35 h pro Reinigung
- × 13 Reinigungen pro Monat = 44 Sollstunden
- × 35,00 € = 1.540 €, angeboten für 1.530 € im Monat
Ein Vertrag über 18.360 € im Jahr. Kein schlechter Abschluss.
Sechs Monate später zeigt die Zeiterfassung 53 Stunden pro Monat. Der tatsächliche Leistungswert liegt nicht bei 185, sondern bei 152 m²/h. Der Preis ist unverändert.
| Vorkalkulation | Ist | |
|---|---|---|
| Stunden pro Monat | 44 | 53 |
| Erlös pro Monat | 1.530 € | 1.530 € |
| Erlös pro Stunde | 34,77 € | 28,87 € |
| Selbstkosten pro Stunde | 32,32 € | 32,32 € |
| Ergebnis pro Stunde | + 2,45 € | − 3,45 € |
| Ergebnis pro Monat | + 108 € | − 183 € |
Dieser Auftrag kostet rund 2.200 € im Jahr. Er steht dabei mit 18.360 € Umsatz in den Büchern und gilt im Betrieb als solide.
Die Selbstkosten von 32,32 € stammen aus der Beispielrechnung im Stundensatz-Rechenweg (27,35 € Lohn, 4,17 € Gemeinkosten, 0,80 € Material) — Ihre Zahl ist eine andere, und darauf kommt es hier auch nicht an. Die Methode arbeitet mit Ihren zwei eigenen Grenzwerten; welche Beträge dort stehen, ändert nichts am Verfahren.
Warum man es nicht merkt
Jetzt die Stelle, an der es wirklich unangenehm wird. Rechnen Sie dasselbe Objekt als Deckungsbeitrag:
- Erlös 1.530 €
- − Lohnkosten (53 h × 27,35 €) = 1.450 €
- − Material (53 h × 0,80 €) = 42 €
- = Deckungsbeitrag + 38 €
Der Deckungsbeitrag ist positiv. Das Objekt bringt jeden Monat 38 € mehr ein, als es direkt verursacht. Auf dem Konto fehlt nichts, die Löhne sind gezahlt, es gibt keinen Moment, in dem etwas auffällt.
Tragen müsste das Objekt aber 221 € Gemeinkosten (53 h × 4,17 €) und darüber hinaus Gewinn. Es trägt 38 €. Die fehlenden 183 € bezahlen die anderen Objekte — und dort fallen sie nicht auf, weil sie als allgemeine Unterdeckung im Betriebsergebnis landen und nicht als Posten bei diesem Kunden.
Das ist der Mechanismus hinter „am Ende bleibt nichts hängen”. Nicht ein großer Verlust, sondern mehrere kleine Unterdeckungen, die sich im Durchschnitt verstecken.
Der Mischungseffekt, in einer Tabelle
Vier Objekte eines kleinen Betriebs, derselbe Monat:
| Objekt | Fläche, Takt | Soll h | Ist h | Erlös | Ist-Satz | Urteil |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bürohaus Nord | 620 m², 3× | 44 | 53 | 1.530 € | 28,87 € | Verlust |
| Praxis Mitte | 180 m², 5× | 33 | 35 | 1.150 € | 32,86 € | Kosten gedeckt, kaum Gewinn |
| Wohnanlage Ost | 1.100 m², 1× | 28 | 25 | 1.000 € | 40,00 € | trägt |
| Lagerhalle Süd | 2.400 m², 2× | 42 | 39 | 1.460 € | 37,44 € | trägt |
| Summe | 147 | 152 | 5.140 € | 33,82 € |
Der Betrieb insgesamt liegt bei 33,82 € pro Stunde — über den Selbstkosten, unter dem Zielsatz. Im Monatsergebnis sind das 227 € Gewinn auf 5.140 € Umsatz, also 4,4 %. Niemand würde hier ein Problem suchen.
Rechnen Sie Bürohaus Nord heraus: 3.610 € Umsatz, 99 Stunden, 410 € Gewinn — 11,4 %. Ein einziges Objekt drückt die Marge des gesamten Betriebs auf ein Drittel, und die Monatsbilanz zeigt davon nichts, weil sie nicht pro Objekt rechnet.
Die fünf Ursachen, in der Reihenfolge ihrer Häufigkeit
1 · Der Leistungswert war Wunschdenken. Im Beispiel 185 m²/h angenommen, 152 erreicht: Aus 44 kalkulierten Stunden wurden 53, rund 20 % Mehrzeit. Das ist der häufigste Einzelgrund, und er entsteht beim Angebot, nicht bei der Arbeit. Ein Leistungswert aus einer Tabelle ist eine Hypothese; wie weit die Quellen dabei auseinanderliegen, steht in Quadratmeterpreise Unterhaltsreinigung.
2 · Leistungsverdichtung ohne Preisanpassung. Die Fläche bleibt gleich, die Nutzung nicht. Aus 40 Arbeitsplätzen werden 60, Schreibtische kommen dazu, die Teeküche wird zur Kantine. Der Vertrag nennt Quadratmeter, also ändert sich der Preis nicht — die Zeit schon. Ein Vertrag, der Sollstunden nennt, gibt Ihnen hier eine Verhandlungsgrundlage. Einer, der nur Fläche nennt, nicht.
3 · Nebenzeiten, die nie kalkuliert wurden. Schlüssel holen, Material nachfahren, Reklamation nachbessern, neue Kraft einweisen, mit der Hausverwaltung telefonieren. Jedes einzelne Mal ist es eine Viertelstunde. Über zwölf Monate sind es die 10 %, die im Stundensatz als Rüst- und Wegezeit stehen sollten — und wenn sie dort nicht stehen, stehen sie nirgends.
4 · Sie springen selbst ein und schreiben es nicht auf. Kraft krank, Objekt muss trotzdem laufen, Sie fahren hin. Diese Stunden tauchen in keiner Zeiterfassung und in keiner Lohnabrechnung auf. Das Objekt sieht danach rechnerisch besser aus als vorher. Das ist die gefährlichste Ursache, weil sie nicht nur Geld kostet, sondern das Messinstrument zerstört: Je mehr Sie ein Problemobjekt persönlich stützen, desto gesünder erscheint es in der Auswertung.
5 · Tariferhöhung ohne Preisgleitklausel. Rechnen wir sie durch. Der Lohnanteil beträgt im Beispiel 27,35 € von 32,32 € Selbstkosten, also knapp 85 % — dieser Anteil ist in jedem Reinigungsbetrieb ähnlich hoch, und er ist der Grund, warum eine Tarifrunde hier so hart durchschlägt. Belegt: Die Tarifrunde zum 1. Januar 2026 hat Lohngruppe 1 von 14,25 € auf 15,00 € erhöht, das sind +5,3 %:
| vor der Runde | nach der Runde | |
|---|---|---|
| Lohnkosten pro Stunde | 27,35 € | 28,80 € |
| Selbstkosten pro Stunde | 32,32 € | 33,77 € |
| Preis | 35,00 € | 35,00 € |
| Gewinn pro Stunde | 2,68 € | 1,23 € |
Eine einzige Tarifrunde mehr als halbiert die Marge.
Und die nächste Runde ist schon im Gang. Der Lohntarifvertrag läuft am 31.12.2026 aus, die erste Verhandlungsrunde fand am 09.09.2026 statt. Die IG BAU fordert +2,00 € in allen Lohngruppen — Lohngruppe 1 käme auf 17,00 €, ein Plus von 13,3 %. Rechnen Sie das in dieselbe Tabelle ein:
| heute | bei 17,00 € Tariflohn | |
|---|---|---|
| Lohnkosten pro Stunde | 27,35 € | 31,00 € |
| Selbstkosten pro Stunde | 32,32 € | 35,97 € |
| Preis | 35,00 € | 35,00 € |
| Ergebnis pro Stunde | + 2,68 € | − 0,97 € |
Ein Vertrag, der heute 2,68 € verdient, macht dann Verlust — ohne dass sich am Objekt irgendetwas geändert hätte. Die Arbeitgeberseite lehnt die Forderung ab, und kommt es zu keinem Abschluss mit neuer Allgemeinverbindlichkeit, fällt die Branchenuntergrenze stattdessen auf den gesetzlichen Mindestlohn 2027 von 14,60 €. Beide Richtungen sind möglich; was nicht möglich ist, ist ein Jahresvertrag ohne Anpassungsklausel, der beide Fälle übersteht.
So machen Sie es: vier Zahlen pro Objekt und Monat
Mehr braucht es nicht. Keine Software, keine Kostenstellenrechnung.
- Sollstunden — aus dem Vertrag. Stehen sie dort nicht, ist das die erste Aufgabe.
- Iststunden — aus der Zeiterfassung, einschließlich Ihrer eigenen Stunden und aller Nachbesserungen.
- Monatserlös — aus der Rechnung.
- Ist-Verrechnungssatz — Erlös geteilt durch Iststunden.
Dann vergleichen Sie Punkt 4 mit zwei Grenzen aus Ihrer eigenen Kalkulation:
- Ist-Satz ab Zielsatz (im Beispiel 35,00 €) — der Auftrag trägt.
- Ist-Satz zwischen Selbstkosten und Zielsatz (32,32 bis 35,00 €) — die Kosten sind gedeckt, Gewinn entsteht nicht. Preisgespräch beim nächsten Anlass, keine Eile.
- Ist-Satz unter Selbstkosten (unter 32,32 €) — Verlust. Handeln, nicht beobachten.
Die beiden Grenzen sind die einzigen Werte, die Sie vorher kennen müssen, und beide fallen in der Vorwärtsrechnung an. Im Angebotskalkulator können Sie sie mit Ihren eigenen Ausfallzeiten und Gemeinkosten erzeugen und sich notieren — danach ist jede Nachkalkulation eine Division.
Was Sie damit gewinnen
Nicht nur die Verlustobjekte. Auch die Begründung für das Preisgespräch. „Die Kosten sind gestiegen” ist eine Behauptung und wird als solche behandelt. „Wir haben neun Stunden mehr im Monat am Objekt als vertraglich hinterlegt, hier ist die Aufstellung” ist ein Befund — und führt ein anderes Gespräch.
Legen Sie Ihre beiden Grenzwerte fest. Der Angebotskalkulator gibt Ihnen Selbstkosten und Zielsatz aus Ihren eigenen Zahlen. Mit diesen zwei Werten können Sie jedes Objekt in zwei Minuten beurteilen.
Wenn die Auswertung zeigt, dass mehrere Verträge unter der Grenze liegen, ist die nächste Frage, in welcher Reihenfolge und mit welcher Begründung Sie herangehen. Das lässt sich in einem kostenlosen Erstgespräch klären.